Faktury VAT – ciągłość numeracji 1/2

Pierwsze raportowanie JPK już za nami, czas wrócić do zagadnień merytorycznych – tym razem idziemy w stronę kolejnej struktury JPK .

Dziś na tapecie struktura Faktury VAT i kwestia ciągłości numeracji faktur. Mianowicie raportowanie w strukturze Faktury VAT wszystkich wystawianych dokumentów obnaży tak naprawdę, jak działa nasz system do fakturowania i czy spełnia on wymogi ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ustawy o VAT, jednym z obowiązkowych elementów  faktury jest unikalny i kolejny numer. Nie ma określonych z góry zasad budowy takiego numeru faktury. To od nas zależy, z ilu znaków numeracja będzie się składać i czy będzie zawierać jakieś inne informacje oprócz numeru. Faktury mogą być numerowane w wielu seriach, tzn. możemy wprowadzić oddzielną numerację dla różnych rodzajów transakcji, obszarów produkcji /  świadczenia usług, czy ze względów geograficznych.

Warunek jest jeden – numeracja ma być ciągła a każdy numer unikalny.

W związku z tym, jeśli w pliku JPK Faktury VAT przekażemy zestaw danych (np. faktury wystawione w określonym przedziale czasu), to w teorii zawsze powinny prezentować one szereg numerów wystawionych dokumentów, w układzie rosnącym i bez przerw. Ale czy zawsze? Dziś i jutro kilka sytuacji  zarówno prawidłowych, jak i nieprawidłowych, z którymi zetknąłem się przy rozpatrywaniu zagadnienia numeracji faktur.

  1. System niedziesiętny?

Przywykliśmy w większości przypadków do korzystania z systemu dziesiętnego, jeśli chodzi o podawanie liczb. Tak jest w przypadku kwot, jednostek miary oraz… numerów faktur. System dziesiętny jest najpopularniejszym jeśli chodzi o zastosowanie w świadomości Polaków.

A czy możemy numerować swoje faktury w innym systemie, niż dziesiętnym? Np. dwójkowym, trójkowym albo szesnastkowym? Albo używając alfabetu i liter jako numerów?

Tak. Możemy. Ustawa nie precyzuje, jakim systemem mamy numerować swoje dokumenty sprzedaży. Prawidłowym zatem będzie określenie serii numeracji, jak poniżej. Czy praktyczne i zrozumiałe? To już musicie ocenić sami.

1 / 2016

10 / 2016

11 / 2016

100 / 2016

101 / 2016

110 / 2016

111 / 2016

1000 / 2016

Co chciałbym w tym miejscu zaznaczyć – całkowitą dowolność, jeśli chodzi o zakresy i sposób numeracji faktur.

  1. Storna

Faktury wystornowane, tj. takie, które wystawiliśmy, ale nie wprowadziliśmy ich do obrotu zaburzą nam ciągłość numeracji faktur. W JPK nie powinniśmy ich ujmować, gdyż nigdy nie trafiły na rynek, ale numery w momencie wystawienia został do nich przypisany.

515/2016

516/2016

517/2016

518/2016

W związku z tym jest to normalna sytuacja, w której nastąpi luka w numeracji faktur. Ważne, abyśmy umieli uzasadnić na wezwanie organu kontrolnego, dlaczego mamy do czynienia z luką oraz byli w stanie określić, jak ona powstała i okazać taką anulowaną fakturę.

cdn.