Problem na pozór nie taki banalny, bo dotyczy zasad prowadzenia naszej ewidencji VAT i dotyczy chyba wszystkich większych przedsiębiorstw. Związany jest z czysto praktycznym podejściem wielu firm do sposobu rozliczania wydatków pracowniczych w JPK. Mianowicie, zamiast ewidencjonowania setek czy nawet tysięcy drobnych dostawców (restauracji, hoteli, przewoźników, sklepów, itd.), z którymi dokonywali transakcji pracownicy firmy, wprowadza się jako kontrahenta po prostu pracownika. To wtedy to na jego konto księguje się faktury, które uzyskał od tych dostawców (oczywiście z danymi firmy, którą reprezentuje).
Podejście praktyczne i ja w pełni się zgadzam. Powoduje jednak sytuację, że w rejestrze VAT będącego podstawą do tworzenia deklaracji VAT znajdują się dane pracownika (przeważnie tylko imię i nazwisko), a nie dane rzeczywistego kontrahenta (wskazane na fakturze, którą pracownik tylko rozliczał).
Pytanie, czy w obecnym brzmieniu przepisów dotyczących ewidencji VAT, to jest błąd? Moim zdaniem nie. Mamy prawo oznaczać kontrahentów w taki sposób, w jaki nam wygodnie, tym bardziej, jeśli VAT jest rozliczany prawidłowo.
W związku z tym, nie widzę nic złego w sytuacji, jeśli w Ewidencji VAT zakupu pojawią się dane nie kontrahenta rzeczywistego (wystawcy faktury) a pracownika. W takiej sytuacji, moim zdaniem pola w strukturze należałoby wypełnić następująco:
NazwaWystawcy | np. Imię i nazwisko pracownika |
AdresWystawcy | np. Rozliczenie wydatków Pracowniczych |
NrIdWystawcy | np. 9999999999 lub 0000000000 |
NrFaktury | np. nr dokumentu, którym wydatki są zaksięgowane w systemie |
DataWpływuFaktury | np. data zarejestrowania rozliczenia pracowniczego |
Jeśli organ kontrolny będzie chciał zbadać szczegółowo wydatki pracownicze, zawsze może zrobić to poza procedurą JPK.