Wdrożenie KSeF to nie jest projekt podatkowy

Wdrożenie KSeF to nie jest projekt podatkowy! Ale KSeF to nie jest również projekt księgowy! To nie jest też projekt informatyczny, logistyczny, czy lezący w kompetencji działu sprzedaży lub relacji z klientami i dostawcami! Prawnik w Waszym przedsiębiorstwie, też Wam sam nie pomoże!

KSeF to zagadnienie bardzo złożone i w jego wdrożenie w przedsiębiorstwie musi się zaangażować szereg działów, departamentów, komórek i osób w poprzek całej Waszej organizacji! Dlaczego? Bo jeśli KSeF zostanie niepoprawnie wdrożony, jeśli coś przeoczycie, to nie będzie to się wiązało z tym, że ktoś dostanie mandat od organu podatkowego. (Who cares?!) Konsekwencją może być wywrócenie się całej firmy, bo stanie cała sprzedaż i firma nie będzie mogła fakturować!

Ile Wasza firma przetrwa bez fakturowania? Każdy pewnie ma inny „próg bólu”, ale czy chcecie go testować? 😊 Ja bym nie ryzykował.

Zabierając się za wdrożenie KSeF trzeba sobie uzmysłowić, że dotyka on procesu wystawiania faktur i procesu ewidencji faktur zakupowych. Tylko tyle… i aż tyle! Bo procesy fakturowania i procesy zakupowe, ciągną się przez całą organizację.

Dlatego, gdy bierzecie się za wdrożenie KSeF, utwórzcie interdyscyplinarny zespół złożony z przedstawicieli szeregu działów przedsiębiorstwa. Uwierzcie, że nikt na projekcie KSeF nie będzie się nudził! A kogo zaprosić? Poniżej przykładowa lista (kolejność przypadkowa):

  • Project manager – ten projekt to nie zabawa, będziecie potrzebowali kogoś, kto ten chaos ogarnie i będzie w stanie zapanować nad zmianami w wielu procesach jednocześnie;
  • Księgowość – czyli osoby, które wiedzą o fakturach w Waszej firmie wszystko, a przynajmniej wiedzieć powinny i które bezpośrednio są zaangażowane w fakturowanie lub księgowanie faktur;
  • Podatki – mogą się przydać, bo znają przepisy i wszystkie referencje do ustaw, które znajdują się w schemie XSD faktury ustrukturyzowanej nie będą im obce
  • Logistyka / Magazyn – dział najbardziej zainteresowany obiegiem dokumentów, który jest na pierwszej linii wydawania faktur sprzedaży lub ich odbierania w magazynie;
  • Prawnik – sprawdzi, jak KSeF uderzy w zapisy kontraktowe z klientami i z dostawcami, a jeśli macie samofakturowanie, to dodatkowo zapanuje nad odpowiednimi zgodami od klientów / dostawców;
  • Dział sprzedaży / dział obsługi klienta – bezpośrednio zainteresowani, bo to Ci ludzie dogadują obieg dokumentów z klientem i/lub są na pierwszej linii bezpośredniego kontaktu z odbiorcą faktury. I to oni będą świecić oczami, jeśli nie będą mogli przekazać klientowi faktury w czasie rzeczywistym, bo np. UPO do faktury nie przyjdzie z KSeF po kilku sekundach;
  • Informatyka / IT – bezwzględnie. KSeF będzie wymagał zmian w systemach IT, prawdopodobnie nowych rozwiązań informatycznych, a także otwarcia komunikacji z serwisami KSeF;
  • HR / Payroll – pobierając faktury za wydatki pracownicze z KSeF całkowicie zmieni się sposób rozliczeń delegacji i innych obciążeń pracowniczych;
  • Biznes – jako dostawca informacji do wystawianych faktur będzie musiał zmienić przyzwyczajenia. W KSeF nie da się antydatować, przesunąć, podmienić opisu, itd.

Oczywiście, musicie tę listę skroić pod Waszą organizację, ale obrazuje ona, jak bardzo przekrojowy jest to projekt i w ile aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa ingeruje.

KSeF to nie projekt podatkowy, ani żaden inny. To projekt interdyscyplinarny.