Wdrożenie KSeF to nie jest projekt podatkowy! Ale KSeF to nie jest również projekt księgowy! To nie jest też projekt informatyczny, logistyczny, czy lezący w kompetencji działu sprzedaży lub relacji z klientami i dostawcami! Prawnik w Waszym przedsiębiorstwie, też Wam sam nie pomoże!
KSeF to zagadnienie bardzo złożone i w jego wdrożenie w przedsiębiorstwie musi się zaangażować szereg działów, departamentów, komórek i osób w poprzek całej Waszej organizacji! Dlaczego? Bo jeśli KSeF zostanie niepoprawnie wdrożony, jeśli coś przeoczycie, to nie będzie to się wiązało z tym, że ktoś dostanie mandat od organu podatkowego. (Who cares?!) Konsekwencją może być wywrócenie się całej firmy, bo stanie cała sprzedaż i firma nie będzie mogła fakturować!
Ile Wasza firma przetrwa bez fakturowania? Każdy pewnie ma inny „próg bólu”, ale czy chcecie go testować? 😊 Ja bym nie ryzykował.
Zabierając się za wdrożenie KSeF trzeba sobie uzmysłowić, że dotyka on procesu wystawiania faktur i procesu ewidencji faktur zakupowych. Tylko tyle… i aż tyle! Bo procesy fakturowania i procesy zakupowe, ciągną się przez całą organizację.
Dlatego, gdy bierzecie się za wdrożenie KSeF, utwórzcie interdyscyplinarny zespół złożony z przedstawicieli szeregu działów przedsiębiorstwa. Uwierzcie, że nikt na projekcie KSeF nie będzie się nudził! A kogo zaprosić? Poniżej przykładowa lista (kolejność przypadkowa):
- Project manager – ten projekt to nie zabawa, będziecie potrzebowali kogoś, kto ten chaos ogarnie i będzie w stanie zapanować nad zmianami w wielu procesach jednocześnie;
- Księgowość – czyli osoby, które wiedzą o fakturach w Waszej firmie wszystko, a przynajmniej wiedzieć powinny i które bezpośrednio są zaangażowane w fakturowanie lub księgowanie faktur;
- Podatki – mogą się przydać, bo znają przepisy i wszystkie referencje do ustaw, które znajdują się w schemie XSD faktury ustrukturyzowanej nie będą im obce
- Logistyka / Magazyn – dział najbardziej zainteresowany obiegiem dokumentów, który jest na pierwszej linii wydawania faktur sprzedaży lub ich odbierania w magazynie;
- Prawnik – sprawdzi, jak KSeF uderzy w zapisy kontraktowe z klientami i z dostawcami, a jeśli macie samofakturowanie, to dodatkowo zapanuje nad odpowiednimi zgodami od klientów / dostawców;
- Dział sprzedaży / dział obsługi klienta – bezpośrednio zainteresowani, bo to Ci ludzie dogadują obieg dokumentów z klientem i/lub są na pierwszej linii bezpośredniego kontaktu z odbiorcą faktury. I to oni będą świecić oczami, jeśli nie będą mogli przekazać klientowi faktury w czasie rzeczywistym, bo np. UPO do faktury nie przyjdzie z KSeF po kilku sekundach;
- Informatyka / IT – bezwzględnie. KSeF będzie wymagał zmian w systemach IT, prawdopodobnie nowych rozwiązań informatycznych, a także otwarcia komunikacji z serwisami KSeF;
- HR / Payroll – pobierając faktury za wydatki pracownicze z KSeF całkowicie zmieni się sposób rozliczeń delegacji i innych obciążeń pracowniczych;
- Biznes – jako dostawca informacji do wystawianych faktur będzie musiał zmienić przyzwyczajenia. W KSeF nie da się antydatować, przesunąć, podmienić opisu, itd.
Oczywiście, musicie tę listę skroić pod Waszą organizację, ale obrazuje ona, jak bardzo przekrojowy jest to projekt i w ile aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa ingeruje.
KSeF to nie projekt podatkowy, ani żaden inny. To projekt interdyscyplinarny.